Protocolo familiar en caso
de fallecimiento: qué hacer,
cuándo y en qué orden
11 min de lectura · Publicado el 21 de abril de 2026
Si estás aquí ahora mismo porque acaba de fallecer alguien, lo primero que quiero decirte es que no hay que hacerlo todo a la vez. Este protocolo familiar de fallecimiento está organizado por fases de tiempo para que sepas exactamente qué hacer hoy, qué puede esperar hasta esta semana, y qué tiene meses de margen. Con la dimensión digital que ninguna otra guía explica.
Antes de los trámites — lo que importa primero
Los papeles pueden esperar. Las personas, no. Los primeros momentos tras un fallecimiento son para estar con la familia, no para gestionar trámites. Hay muy pocas cosas que realmente no pueden esperar unos días, y este protocolo te dirá exactamente cuáles son.
Si es posible, designa a una sola persona de la familia como coordinadora de los trámites. No tiene que ser quien más sufre la pérdida — al contrario. Esta persona se encarga de los papeles para que los demás puedan ocuparse del apoyo emocional. Dividir los roles reduce el caos.
La funeraria es tu aliada en esta primera fase. Si el fallecido tenía seguro de decesos, la aseguradora puede coordinarlo casi todo: funeraria, gestiones en el Registro Civil, incluso asesoría inicial sobre trámites. Es para eso para lo que se pagan esas primas.
Lo que más puede hacer daño es la sensación de que hay que hacer todo a la vez, ya. No es así. Sigue el orden de este protocolo y, cuando llegue el momento de cada trámite, estará aquí esperándote.
Fase 1 — Primeras horas: lo que no puede esperar
Hay muy pocas cosas que realmente no pueden esperar. Estas son. Todo lo demás, incluyendo los bancos y los papeles de herencia, tiene días o semanas de margen.
01Avisar a familiares directos
Cónyuge, hijos, padres, hermanos — las personas más cercanas primero.
02Contactar con la funeraria
Si hay seguro de decesos, llámalos primero: ellos coordinan todo y gestionan la funeraria.
03Obtener el certificado médico de defunción
Lo emite el médico que certifica el fallecimiento. Es el primer documento oficial — sin él no hay nada más.
04Tomar decisiones sobre el sepelio
Entierro o cremación, tipo de ceremonia. La funeraria te acompaña en este proceso.
05Menores o dependientes a cargo del fallecido
Si los hay, gestionar su cuidado inmediato es prioritario.
Nota: Si tienes seguro de decesos, llámalos ahora. Se encargan de casi todo lo de esta fase — Registro Civil, traslado, papeleo inicial. Es para eso para lo que existe.
Fase 2 — Primeras 72 horas: trámites oficiales
Las primeras 72 horas tienen plazos legales concretos. Inscribir el fallecimiento en el Registro Civil debe hacerse en las primeras 24 horas hábiles.
01Inscribir el fallecimiento en el Registro Civil
Plazo de 24 horas hábiles. La funeraria suele encargarse si has contratado sus servicios.
02Obtener el certificado de defunción oficial
Diferente del certificado médico. Lo expide el Registro Civil o puede tramitarlo la funeraria.
03Solicitar varias copias del certificado de defunción
Necesitarás entre 5 y 10 copias para distintos trámites — bancos, seguros, notaría, Seguridad Social.
04Localizar el testamento si lo hay
Revisar documentos físicos del fallecido: caja fuerte, cajones, archivadores.
05Contactar con el seguro de decesos
Si no se hizo en la fase anterior y hay seguro contratado.
06Notificar a la Seguridad Social si había pensión
Evitar cobros indebidos. Llamar al teléfono de atención o acudir en persona.
Nota: Si no encuentras el testamento físico, no te preocupes. El Registro General de Actos de Última Voluntad lo tiene registrado si lo hizo ante notario. Puedes consultarlo a partir de los 15 días hábiles.
Solicitar certificado de últimas voluntades — Ministerio de Justicia ↗Fase 3 — Primera semana: bancos y gestión digital urgente
Esta semana hay que mover dos frentes en paralelo: la gestión bancaria y financiera, y la dimensión digital — que la mayoría de guías ignora completamente.
GESTIÓN BANCARIA Y FINANCIERA
01Notificar a cada banco del fallecimiento
Con el certificado de defunción. Las cuentas quedan bloqueadas hasta acreditar herederos.
02Identificar cuentas bancarias activas
Pedir extracto al banco si es posible. Revisar documentos del fallecido.
03Cancelar domiciliaciones no esenciales
Suscripciones, servicios, seguros menores — evitar cargos innecesarios acumulándose.
04Identificar tarjetas de crédito activas
Notificar a las entidades emisoras. Cancelar para evitar cargos de cuota o mantenimiento.
05Localizar brokers, fondos o planes de pensiones
Revisar extractos bancarios y correo electrónico para identificar entidades.
GESTIÓN DIGITAL URGENTE
01Intentar localizar contraseñas o accesos
Revisar móvil, ordenador, papeles, gestor de contraseñas si tenía uno instalado.
02Acceder al correo electrónico si es posible
Contiene información crítica: extractos, suscripciones, servicios activos, activos digitales.
03Identificar suscripciones con domiciliación
Netflix, Spotify, Adobe, gimnasio... — anotar para cancelar en los próximos días.
04Buscar la frase semilla si había criptomonedas
Sin ella, los activos son irrecuperables independientemente de quién sea el heredero legal.
05Tomar nota de perfiles en redes sociales activos
Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter — decidir qué hacer con cada uno más adelante.
Urgencia con criptomonedas
Si el fallecido tenía criptomonedas, la búsqueda de la frase semilla (seed phrase) es urgente. Sin ella, el acceso es imposible independientemente de quién sea el heredero legal, qué sentencias firme un juez o qué documentos se aporten.
Qué pasa con las criptomonedas si no hay instrucciones previas →Nota: Lee la guía completa sobre qué pasa con las contraseñas y activos digitales cuando no hay instrucciones previas.
Qué pasa con las criptomonedas si no hay instrucciones previas →Fase 4 — Primer mes: herencia y gestión formal
El primer mes es cuando la gestión se vuelve más formal y requiere abogado o notario. No hay que precipitarse, pero sí empezar a mover los trámites de herencia.
TRÁMITES LEGALES
01Solicitar el certificado de últimas voluntades
Al Ministerio de Justicia, a partir de los 15 días hábiles desde el fallecimiento.
02Contactar con el notario si hay testamento
El certificado de últimas voluntades indica ante qué notario se hizo.
03Declaración de herederos si no hay testamento
Proceso ab intestato ante notario — más largo y costoso que con testamento.
04Aceptar o rechazar la herencia
Evaluar con abogado si hay deudas. No aceptes sin saber el pasivo completo.
05Iniciar el inventario de bienes
Inmuebles, vehículos, cuentas, inversiones, activos digitales, objetos de valor.
SEGUROS Y PRESTACIONES
01Reclamar el seguro de vida si lo había
Contactar con la aseguradora con el certificado de defunción. Plazo según póliza.
02Solicitar pensión de viudedad u orfandad
A la Seguridad Social si corresponde. Documentación: certificado de defunción, libro de familia, DNI.
03Revisar seguros de accidentes o invalidez
Algunos tienen cobertura de fallecimiento incluida aunque no sea el producto principal.
GESTIÓN DIGITAL CONTINUADA
01Solicitar conmemoración o eliminación de redes sociales
Facebook, Instagram, LinkedIn tienen formularios específicos para familiares.
02Gestionar la cuenta Google del fallecido
Gmail, Google Photos, Drive — formulario de cierre de cuenta de familiar fallecido.
03Gestionar el Apple ID si había dispositivos Apple
Apple requiere proceso específico con certificado de defunción y orden judicial en algunos casos.
04Cancelar suscripciones identificadas en fase 3
Ahora que tienes más claridad sobre los accesos, ejecutar las cancelaciones.
Nota: Para los trámites de gestión digital de esta fase, consulta la guía específica.
Guía completa para gestionar las cuentas digitales de un fallecido →Fase 5 — Primeros 6 meses: cierre y liquidación
Esta fase tiene menos urgencia emocional pero un plazo legal crítico: el Impuesto de Sucesiones debe liquidarse en 6 meses. No dejarlo para el último momento.
01Liquidar el Impuesto de Sucesiones
Plazo de 6 meses ampliable otros 6 bajo solicitud. Las sanciones por no liquidar son significativas.
02Transferir o vender propiedades inmuebles
Según lo acordado entre herederos. Requiere escritura notarial e inscripción en el Registro de la Propiedad.
03Cerrar o transferir contratos activos
Alquiler, suministros (luz, gas, agua), telefonía, internet — cambiar titular o cancelar.
04Cancelar el DNI y pasaporte del fallecido
En comisaría o Policía Nacional. Previene uso fraudulento de la identidad.
05Dar de baja en el padrón municipal
En el ayuntamiento del municipio de residencia del fallecido.
06Transferir o cancelar el vehículo en la DGT
Cambio de titular a nombre del heredero o venta. Requiere certificado de defunción y documentación de herencia.
07Completar la gestión de activos digitales pendientes
Criptomonedas, inversiones online, dominios, cuentas de plataformas con saldo.
08Resolver conflictos entre herederos si los hay
Con mediador o abogado especializado en herencias. Mejor pronto que tarde.
Nota: El plazo de 6 meses del Impuesto de Sucesiones es importante. Si lo necesitas, solicita la prórroga antes de que venza — nunca después. Las sanciones por impago fuera de plazo pueden ser del 5% al 20% sobre la cuota.
La gestión digital — el capítulo que nadie te cuenta
La gestión digital es diferente a todo lo demás. No tiene plazos legales fijos, cada plataforma tiene su propio proceso, y sin las contraseñas correctas el acceso puede ser imposible independientemente del marco legal. Algunos activos — especialmente criptomonedas sin frase semilla — son irrecuperables para siempre. Para ejercer el derecho al olvido digital, la AEPD actúa como autoridad de control en España.
Árbol de decisión digital
¿Tienes las contraseñas?
SÍ →
Acceso directo a las cuentas. Gestiona cada plataforma.
NO →
Tendrás que usar formularios de familiar fallecido de cada plataforma.
¿Había bóveda digital o instrucciones escritas?
SÍ →
Sigue exactamente las instrucciones del fallecido. Ya hizo el trabajo por ti.
NO →
El proceso será más lento y algunas cuentas pueden ser inaccesibles.
¿Hay activos con valor económico (cripto, inversiones)?
SÍ →
Prioridad máxima. Contacta a un especialista en herencia digital.
NO →
Gestiona con calma, siguiendo el protocolo de cada plataforma.
| Plataforma | Proceso | Documentación | Tiempo estimado | Recurso |
|---|---|---|---|---|
| Formulario de familiar fallecido en support.google.com | Certificado de defunción + DNI | 2-4 semanas | support.google.com ↗ | |
| Facebook / Instagram | Solicitud de conmemoración o eliminación en el Centro de Ayuda | Certificado de defunción | 15-30 días | facebook.com/help ↗ |
| Apple | Proceso Digital Legacy — requiere clave de acceso previa o proceso judicial | Certificado de defunción + posible orden judicial | 1-3 meses | support.apple.com ↗ |
| Banco online | Igual que banca tradicional — certificado de defunción + documentación herederos | Certificado defunción + testamento o declaración herederos | 1-6 meses | Oficina o app del banco |
| Criptomonedas | Sin frase semilla: IRRECUPERABLE. Con frase semilla: acceso directo a la wallet | Frase semilla (12-24 palabras) o clave privada | Inmediato si hay instrucciones | Depende del exchange |
Lo que habría sido diferente
Si el fallecido hubiera tenido una bóveda digital configurada, gran parte del trabajo de las fases 3 y 4 habría sido innecesario. Sus herederos habrían recibido automáticamente las contraseñas, las instrucciones para cada plataforma y los accesos a los activos digitales — sin tener que buscar nada en el peor momento.
Qué es una bóveda digital y cómo habría facilitado este proceso →Recurso adicional: Legado digital y cómo se gestiona — Notarios en Red ↗
Cómo preparar a tu familia para que no pase por esto
Si estás leyendo esto antes de necesitarlo, tienes una oportunidad única. Estas 5 cosas concretas pueden hacer que tu familia no tenga que adivinar nada cuando llegue el momento.
Deja un sobre de emergencia
Con los documentos más urgentes: testamento (o dónde está), pólizas, datos bancarios básicos, y una nota con qué hacer primero. El sobre puede estar en casa o custodiado por la persona de confianza.
Documentos que necesita tu familia si falleces →Designa una persona coordinadora
Alguien que sepa que tiene ese papel y que sepa dónde está todo. No tiene que ser el familiar más cercano emocionalmente — al contrario, mejor que pueda pensar con claridad en ese momento.
Organiza tus contraseñas y accesos
En un lugar seguro al que tu persona coordinadora pueda acceder. Un gestor de contraseñas con instrucciones de acceso, un documento cifrado en un lugar conocido, o una bóveda digital.
Deja instrucciones digitales escritas
Qué hacer con cada cuenta: qué conservar, qué eliminar, qué conmemorar. Qué hacer si hay criptomonedas. Quién puede acceder a qué. Usa el checklist para no olvidar nada.
Checklist completo de legado digital para prepararlo todo hoy →Usa una plataforma de legado digital
Arkakey garantiza que toda esta información llegue automáticamente a quien designes, en el momento en que se necesita, sin que nadie tenga que buscarla. Zero-knowledge: ni siquiera Arkakey puede leer tu bóveda.
Empezar gratis en Arkakey →Preguntas frecuentes sobre el protocolo familiar de fallecimiento
Si estás gestionando el fallecimiento de alguien ahora mismo, esperamos que esta guía te haya ayudado a saber por dónde empezar. No tienes que hacer todo a la vez.
Si estás leyendo esto para preparar a tu familia, ya estás haciendo lo más importante. Arkakey te ayuda a dejar todo en orden para que ellos no tengan que adivinar nada.
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