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Planificación FamiliarDocumentos físicos + digitalesLa guía preventiva que todos necesitan

Cómo organizar los documentos importantes para tu familia — la guía preventiva que nadie hace pero todos necesitan

Cuando alguien muere, su familia tiene que localizar decenas de documentos en días o semanas. El testamento. Las escrituras del piso. Las pólizas de seguros. Los datos bancarios. Las contraseñas.

La mayoría de familias los buscan en cajones, carpetas sin orden, correos de hace años y aplicaciones que nadie sabe que existían. El resultado: trámites que se retrasan, plazos fiscales que se pierden y activos digitales que desaparecen para siempre porque nadie sabía que estaban ahí.

Esta guía tiene el ángulo opuesto al de todos los demás: no explica qué hacer cuando alguien muere. Explica qué dejar preparado en vida para que tu familia no tenga que buscarlo.

Con la lista completa de documentos físicos y digitales, dónde guardarlos y cómo mantenerlos al día con una revisión anual de una hora.

El problema que nadie anticipa — buscar documentos en pleno duelo

El escenario habitual

Una madre fallece en febrero. Sus hijos saben que hay un testamento "en alguna notaría" pero no saben cuál. Las escrituras del piso están "en alguna carpeta azul del armario." Los seguros de vida: nadie sabe si tenía, ni con qué compañía. El email: bloqueado por 2FA cuyo código llega al móvil de la fallecida. En el banco de inversiones hay 40.000€ que los hijos descubrirán meses después en la declaración de IRPF del año anterior. El contador del ISD ya lleva 3 semanas corriendo.

Las consecuencias reales

—Trámites que tardan el doble de lo necesario
—Plazos del ISD que se acercan sin tener toda la información para calcular la base imponible
—Activos digitales que se pierden porque nadie supo que existían
—Conflictos familiares por incertidumbre sobre qué había y qué no había

La solución

No requiere una organización perfecta. Requiere una organización suficiente: que la familia sepa dónde buscar cada cosa. 3 horas de trabajo hoy pueden ahorrar semanas de angustia y miles de euros en plazos perdidos.

Categoría 1 — Identidad y estado civil

□DNI / NIE / Pasaporte vigente (o caducado — sigue siendo útil para identificar)
□Libro de familia
□Certificados de nacimiento de todos los hijos — Los notarios los necesitan para acreditar el parentesco. Son los más lentos de obtener si no se tienen.
□Certificado literal de matrimonio (si aplica)
□Sentencia de divorcio (si aplica — afecta a quién hereda y en qué proporción)
□Escritura de capitulaciones matrimoniales (si el régimen no es el de gananciales — muy relevante para determinar qué es del fallecido y qué es del cónyuge)
□Certificado de empadronamiento o volante de empadronamiento actual — Determina la CCAA competente para el ISD.
□Registro de parejas de hecho (si aplica) — Necesario para la pensión de viudedad y las bonificaciones del ISD.

Dónde guardar: carpeta física de fácil acceso + copia escaneada en Arkakey o en la nube.

Categoría 2 — Patrimonio físico

INMUEBLES

□Escrituras de propiedad de cada inmueble — Si no se tienen: nota simple en el Registro de la Propiedad (~10€)
□Último recibo del IBI de cada inmueble — Indica el valor catastral, necesario para el ISD
□Contratos de alquiler si hay propiedades alquiladas — Con datos del inquilino

VEHÍCULOS

□Permiso de circulación de cada vehículo
□Ficha técnica

FINANCIERO

□Extractos bancarios recientes (últimos 3 meses) de todas las cuentas — La familia necesita saber en qué bancos había cuentas
□Documentación de fondos de inversión, acciones, depósitos, criptomonedas
□Planes de pensiones: datos de la gestora y beneficiarios designados
□Últimas 4 declaraciones de IRPF — La AEAT cruza información bancaria y financiera; revelan qué productos financieros tenía

SEGUROS

□Pólizas de seguro de vida (con beneficiario designado claramente anotado)
□Pólizas de seguro del hogar y vehículos
□Seguro de vida vinculado a la hipoteca: datos de la compañía y número de póliza
□Seguro de decesos si lo hay: datos para que la funeraria lo gestione desde el minuto 1

HIPOTECAS Y PRÉSTAMOS

□Escritura de hipoteca con saldo pendiente aproximado o fecha del último resumen anual — qué pasa con la hipoteca en una herencia

Categoría 3 — Deudas y obligaciones

La parte que nadie quiere documentar — pero es tan importante como el activo: Si la familia no conoce las deudas, puede aceptar una herencia que les perjudica.

□Hipoteca(s) vigente(s): entidad, capital pendiente aproximado, si tiene seguro de vida asociado
□Préstamos personales vigentes: entidad, capital pendiente
□Tarjetas de crédito con saldo: entidad, saldo aproximado
□Deudas con Hacienda (si hay aplazamientos o procedimientos abiertos)
□Deudas con la Seguridad Social
□Cuota de la comunidad de vecinos y contacto del administrador de fincas
□Alquiler del local del negocio si aplica
□Avales firmados a favor de terceros

Las deudas se restan de la base imponible del ISD. Conocerlas bien puede reducir significativamente el impuesto. La hipoteca es deducible. Ver qué pasa con la hipoteca en la herencia.

Categoría 4 — Voluntades y planificación

□ Testamento notarial

No es necesario tener la copia en casa. Basta con saber el nombre y ciudad del notario. El certificado de últimas voluntades localiza el notario — pero tardará 15 días hábiles. Si se sabe de antemano: la familia puede ir directamente. Cuánto cuesta un testamento en España.

□ Testamento vital / instrucciones previas

Nombre del Registro autonómico donde está inscrito. Fecha de la última versión. Nombre y contacto del representante designado.

Qué es el testamento vital y cómo se registra →

□ Instrucciones de funeral

Tipo: incineración / entierro
Lugar si hay preferencia
Ceremonias: religiosa / civil / ninguna
Nombre de la funeraria si ya está acordada
Donación de órganos: sí/no

□ Datos del albacea testamentario (si hay)

□ Datos del abogado o asesor de confianza

A quién llamar en los primeros días para orientación sobre la herencia.

Categoría 5 — Patrimonio digital: el más olvidado y el más difícil de recuperar

URGENTE (sin esto, todo lo demás se bloquea)

□Email principal: usuario + contraseña + código backup del 2FA — Es la llave maestra de todo lo demás
□PIN del móvil — Para acceder a las apps de autenticación y a WhatsApp, fotos, etc.

PATRIMONIAL (dinero real en juego)

□Banca online: usuario + contraseña + 2FA backup
□PayPal / Stripe / Wise / Revolut: usuario + contraseña + instrucción de qué hacer con el saldo
□Exchanges de criptomonedas: usuario + instrucción del proceso de herencia del exchange
□Frase semilla de wallets cripto propias (MetaMask, Ledger, etc.): las 12-24 palabras en orden exacto — Sin esto: irrecuperable para siempre

GESTIÓN Y CONTINUIDAD

□Google Account / Apple ID: acceso a fotos, documentos, Drive, compras
□Hosting y panel del dominio web (si hay negocio online)
□Gestor de contraseñas: contraseña maestra — Con ella el heredero accede al resto

PARA CANCELAR Y EVITAR CARGOS

□Lista de suscripciones activas con cargo mensual: Netflix, Spotify, dominios, hosting, SaaS — Con instrucción de cancelar

REDES SOCIALES

□Instrucciones de qué hacer: perfil conmemorativo, eliminar cuenta, o mantener X meses

La solución más práctica

Guardar todo esto en Arkakey. Zero-knowledge: nadie puede leerlo antes de la entrega. Entrega automática al heredero cuando el Heartbeat confirma la inactividad. Plan gratuito: 10 secretos.

Ver cómo dejar contraseñas a tus herederos →

Dónde guardar cada tipo de documento — físico, digital y la combinación óptima

Carpeta física en casa

Para: documentos de identidad, escrituras en copia simple, pólizas de seguros, IBI, DNI.

Ventajas: acceso inmediato, sin tecnología.

Problemas: incendio, robo, inundación; la familia tiene que saber dónde está.

Imprescindible: decírselo a al menos dos personas de confianza.

Caja fuerte en casa

Para: documentos muy sensibles (escrituras originales, joyas con valor, efectivo).

Problema crítico: si nadie sabe la combinación, es peor que no tenerla.

Solución: guardar la combinación en Arkakey con entrega automática al heredero.

Notaría (depósito notarial)

Para: testamento (copia auténtica), documentos de máxima importancia jurídica.

El certificado de últimas voluntades localiza el notario automáticamente tras el fallecimiento.

Coste: incluido en el precio del testamento o mínimo adicional.

Bóveda digital (Arkakey)

Para: patrimonio digital, documentos escaneados, combinación de caja fuerte, datos de seguros, instrucciones de funeral, todo lo que no tiene registro oficial.

Ventajas: zero-knowledge, siempre actualizado, entrega automática, accesible desde cualquier lugar.

Complementa (no sustituye) la carpeta física.

La combinación óptima

Documentos físicos originales→ carpeta física
Copia escaneada de todo→ Arkakey
Patrimonio digital→ exclusivamente Arkakey
Testamento→ notaría + datos del notario en Arkakey

El documento maestro — la pieza que lo une todo y que pocos hacen

Qué es

Un documento de una página (físico + digital) que contiene los datos de localización de todo lo demás. No contiene las contraseñas — solo dice dónde están. No contiene las escrituras — solo dice dónde están.

Sección 1 — A quién llamar primero

·Funeraria: nombre y teléfono
·Abogado / asesor de herencias: nombre y teléfono
·Albacea: nombre y teléfono
·Notario del testamento: nombre, ciudad y número

Sección 2 — Dónde está cada cosa

·Documentos de identidad: [describir dónde exactamente]
·Escrituras del piso: [describir dónde exactamente]
·Seguros: pólizas en [ubicación], seguros digitales en Arkakey
·Testamento: Notaría [nombre], [ciudad]
·Contraseñas y accesos digitales: Arkakey (tu heredero accede automáticamente)

Sección 3 — Qué hacer y cuándo

·Primeras 24 horas: certificado médico defunción, inscripción Registro Civil, funeraria
·Primeras 2 semanas: cert. últimas voluntades, notificar banco, Seguridad Social
·Primeros 6 meses: ISD, plusvalía, registros

Ver guía completa de cómo tramitar una herencia en España

Dónde guardar el documento maestro

Impreso: en un lugar que todos los familiares cercanos conocen.
Digital: en Arkakey como primer secreto entregable.

La revisión anual — cuándo actualizar y por qué es imprescindible

Cuándo hacer la revisión

Una vez al año: primer domingo de enero. Coincide con la campaña de IRPF — buen momento para revisar el patrimonio global. Tiempo estimado: 1-2 horas.

Qué revisar cada año

□¿Han cambiado las contraseñas de los servicios críticos? Actualizar en Arkakey.
□¿Se ha abierto alguna cuenta bancaria o plataforma nueva? Añadirla.
□¿Se ha comprado o vendido algún inmueble? Actualizar las escrituras.
□¿Se ha contratado o cancelado algún seguro?
□¿Se ha hecho o cambiado el testamento?
□¿Ha cambiado el representante del testamento vital?

Señales de que toca revisar antes

·Nacimiento de un hijo o nieto
·Compra o venta de un inmueble
·Divorcio o nueva pareja
·Inicio o cierre de un negocio
·Nueva cuenta bancaria o plataforma digital con saldo significativo
·Cambio de residencia a otra CCAA

Preguntas frecuentes

Empieza por lo digital — el resto ya tiene registros oficiales

El piso aparece en el Registro de la Propiedad. El testamento en el Registro de Últimas Voluntades. Las contraseñas y las cripto solo están si las documentaste. Empieza por ahí.

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